Hinweise zur Ablage im Büro. 8. September 2022 ~~~~~ Seite 618

1. ~~~~~ Das Büro im Landwirtschaftsbetrieb muß unterschiedliche Anforderungen erfüllen. 2. ~~~~~ Es muß einfach sein, damit man täglich alles auf den neuesten Stand bringen kann. 3. ~~~~~ Es muß den steuerlichen Anforderungen genügen. 4. ~~~~~ Es muß den Anforderungen des Landwirtschaftsamtes, der Naturschutzbehörden und anderer Behörden genügen. 5. ~~~~~ Man muß einen genauen Einblick in die Gelddinge haben, insbesondere auch in die zukünftigen Zahlungsströme. 6. ~~~~~ Man braucht ein Verzeichnis der Geschäftspartner und der Behörden.

7. ~~~~~ Steuerliche Unterlagen muß man 10 Jahre aufheben. Wir heben unsere Unterlagen 14 Kalenderjahre lang auf. 8. ~~~~~ Unterlagen der Hagelversicherung heben wir jahrzehntelang auf. So kann man in der Geschichte des Betriebs zurückblicken. 9. ~~~~~ Wir haben verschiedene Übersichten und Inhaltsverzeichnisse. 10. ~~~~~ Die Ablage muß so gestaltet sein, daß man jedes Ding wiederfinden kann. 11. ~~~~~ Die Ablage muß so gestaltet sein, daß sich auch ein Fremder nach kurzer Einweisung darin zurechtfindet. 12. ~~~~~ Vorsorge vor Verlust: Doppelablage an unterschiedlichen Orten.

13. Ein Teil unserer Büroablage ist öffentlich zugänglich. Dieser Teil findet sich in dem großen Inhaltsverzeichnis. https://www.probonocontramalum.de/Laufendes-2022.html und dort auf der Seite 618 als Einsteigeseite (das heißt: diese Seite hier) Zusätzlich auch die Seiten 569 bis 617, welche Landmaschinen beschreiben. Diese Seiten sind sowohl für uns nützlich als auch für andere Betrachter, die sich für diese Landmaschinen unteressieren. Die Darstellung im Weltnetz hat eine Reihe von Vorteilen. Wir selbst können jederzeit und von jedem Standort aus darauf zurückgreifen. Die zugrundeliegenden Daten sind sowohl bei uns als auch beim Weltnetzdienstleister gespeichert, also doppelt.

14. Zur Herstellung einer Weltnetzeite verwenden wir: "html editor phase5" Zum Hochladen von unserem Rechner hin zum Weltnetzdienstleister verwenden wir: "filezilla" Zum Herstellen einer neuen Seite benennen wir eine vorhandene Seite um und fügen nur die notwendigen inhaltlichen Veränderungen ein. Die Seitenform als solche wie auch Farben, Schriftarten, Impressum werden mit einem Klick unverändert übernommen. Die von uns gewählte Gestaltung der Seiten mit Zeilen und Kästchen und Hinweisen zu Bildern und Filmen ist äußerst einfach, deshalb macht sie auch in der Erstellung ganz wenig Arbeit und sie ist äußerst wenig fehleranfällig. Das Weltnetz, die Weltnetzbetrachter und die Seitenbeschreibungssprachen ändern sich im Lauf der Jahre. Da unsere Seite aber sehr einfach ist, können auch unsere Seiten aus dem Jahr 2000 nach über 20 Jahren sehr gut von den heutigen Weltnetzbetrachtungswerkzeugen (=Browsern) erkannt und dargestellt werden. Die Einfachheit ist hier ein Vorteil.

15. Der weitaus größte Teil der Bürounterlagen ist nicht öffentlich. Ich beschreibe hier, wie dieser Teil aufgebaut ist und wie man ihn benutzt. Das landwirtschaftliche Büro muß so einfach sein, das man es selbst versteht. Deshalb verwenden wir ein selbstgestricktes Werk, das äußerst einfach und durchschaubar ist.

16. Die Doppelspeicherung der Tagesdinge. Die Tagesdinge schreibe ich auf einen Schmierzettel auf und tippe dies zeitnah in den Rechner ein. Das drucke ich dann aus und hefte es in einem Büroordner ab. Zugleich ist es auf dem Rechner gespeichert. Zudem werden die Daten in Kopie ab und zu vom Rechner in einen auswärtigen Speicher übertragen. Dann sind diese Dinge dreifach gespeichert.

17. Unsere Landhändler arbeiten mit unserem Steuerbüro zusammen und geben diesem die Unterlagen elektronisch weiter. Das Steuerbüro gibt seine Ausarbeitungen elektronisch an das Finanzamt ab und erhält von diesem auch dessen Bescheide. Somit ist schon ein Großteil der Bürounterlagen von Dritten bearbeitet und gespeichert. Wir brauchen es nur noch abzuheften oder ggfs. bei uns elektronisch speichern oder in Kopie auf unseren auswärtigen Speicher weiterzuleiten. Beim Steuerbüro nachfragen, ob sie auch eine längerfristige Datenspeicherung gegen Bezahlung anbieten.

18. Amazon. speichert unsere Einkäufe und man kann sich durch den Einkaufsverlauf über Jahre hinweg durchklicken. Dies bietet ein Fülle von Einblicken, was man in den vergangenen Jahren gekauft und benötigt hat, das ist eine sehr gute Gedächtnisstütze. Hinweis: Vieles kaufen wir auf geradem Weg bei den Anbietern selbst, vieles aber auch auf Amazon. Bei Kleinmengen ist es den Firmen manchmal lieber, wenn man bei Amazon kauft.

19. Unsere Bankkonten Wir haben elektronische Bankkontenführung. Somit sind alle Bankbewegungen erfaßt und einsehbar. Unser Steuerberater hat Lesezugriff auf unsere Bankkonten. Das spart uns auch sehr viel Arbeit Teilweise arbeiten wir auch mit Papierüberweisungen. Das vor allem dann, wenn man gerade nicht am Rechner sitzt. Das ist dann bequemer. Diese Überweisungen erscheinen dann später auch auf dem elektronisch einsehbaren Konto.

20. Die Kreditkarte. ist äußerst nützlich. Zum Bezahlen von Händlern im dem Ausland, in Italien oder Polen beispielsweise. Und ansonsten ist es eine zweite Zahlmöglichkeit neben der Banküberweisung.

21. Die Barzahlung. Vieles kann man sich heute schicken lassen und mit Banküberweisung bezahlen. Deshalb sind die Bareinkäufe sehr viel weniger geworden. Auch wird aus Zeitgründen, wegen der Kraftstoffkosten und weil auch das Laufen anstrengend ist, viel seltener zum Baumarkt gefahren, um mal irgendetwas zu holen. Das wenige, was noch bar bezahlt wird, tragen wir in den Tagesbericht ein und heften die Belege in einem Büroordner "Barbelege" ab. Der wird dann gelegentlich beim Steuerbüro abgegeben und die buchen das dann ein.

21. Verschiedene Geschäftspartner. Dazu zählen Südzucker, die Biogasanlagenfirma, die Hagelversicherung, der Versicherungsmakler, die Ämter und andere. Das muß alles sorgsam abgeheftet und mit Inhaltsverzeichnissen versehen sein, damit man die Einzeldinge über Jahre hinweg wiederfindet. Südzucker stellt uns die die Geschäftsschriftstücke elektonisch bereit und speichert sie drei Jahre lang. Unser Steuerberater hat Zugriff auf die Südzuckerangaben. Das spart uns auch sehr viel Arbeit.

22. Die Betriebsplanung. Die Betriebsplanung teils für den jeweiligen Tag als Arbeitsplanung, teils als Jahresplanung, teils als längerfristige Vorstellungen. Diese Dinge sind teils abgeheftet, teils nur mündlich besprochen.

Wichtiger Hinweis.

23. Die Monatsordner. Wir haben für jeden einzelnen Monat einen eigenen Büroordner für Unterlagen auf Papier. Dieser hat 20 Trennkartons. Je zwei Tage werden auf einen Trennkarton geschrieben, dazu noch "Bilder" und "Übersichten" und einige Trennkartons sind unbeschriftet. In diesen abgetrennten Raum werden die Unterlagen der jeweils zwei Tage eingelegt. Zugleich haben wir einen elektronischen Monatsordner auf unserem Rechner. Hier werden im Monat fortlaufend elektronische Fachordner erstellt. Und zwar für alle Dinge, die irgendwie von Belang sind. Zum Beispiel Einkäufe oder auch Planungen oder auch Überlegungen und weiterführende Hinweise zu einem Sachgebiet. Die Fachordner werden so gekennzeichnet wie im Beispiel gezeigt "03062022---T4.Scheibenwischer" und das bedeutet: am 3. Juni 2022 wurde etwas über über T4 und über Scheibenwischer geschrieben. Wenn man das ungefähre Datum weiß, dann findet man es leicht wieder. Wenn man das Datum nicht weiß, dann muß man jeden Monat einzeln durchsuchen. Beim Suchen hilft dann der Klartext. Zum Durchsuchen eines Rechners habe ich eine eigene Seite erstellt. Diese gibt Hinweise darauf, wie man es anstellt, daß man sicher die gesuchte Stelle findet. http://www.probonocontramalum.de/Laufendes-2022-619.html Der Papier-Monatsordner und der elektronische Monatsordner ergänzen sich. Manche Bereiche sind in beiden erfaßt, andere nicht. Unter dem Datum 1.1. des jeweiligen Monats findet sich in beiden Ordnern jeweils das eigene Inhaltsverzeichnis und auch dasjenige des anderen Ordners. Die beiden Monatsordner zusammen sind ein gutes Werkzeug zum Enblick in das Betriebsgeschehen des laufenden Monats.

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